Teacher Training To Japan

ONE HEART, ONE SPIRIT, TO INSPIRE

Birokrasi….oh…birokrasi : Curhat seorang PNS

pns1Hati saya seakan berhenti berdetak ketika suara di ujung telpon itu terdengar menjawab dengan agak kesal. “Mengapa bapak tidak memilih Denpasar di awal pendaftaran?” Saya mencoba menjawab seramah mungkin. “Ini tugas sekolah mendadak bu, saya dari awal memang tidak ditugaskan untuk Study tour ini, namun ada seorang teman yang tiba – tiba sakit dan saya ditugasi untuk menggantikan beliau. “Baik, saya coba semampu saya, namun saya tidak bisa berjanji, saya akan telpon bapak kembali segera setelah ada kepastian”. Telpon itu kembali muncul tidak lama kemudian, namun rasanya seperti menunggu selama sepuluh tahun. “Baik, pihak Denpasar mengkonfirmasi bahwa bapak bisa ikut tes di Udayana, namun ini sudah final, bapak tidak bisa lagi ikut tes di Jakarta”. Akhirnya. Jawaban itu sangat melegakan. Saya seperti tidak bisa berhenti mengucap terima kasih pada pihak Kedutaan yang beberapa bulan berikutnya terbukti sangat ramah dan sangat membantu. Itulah awal dari proses tes tertulis untuk Seleksi Program Beasiswa Teacher Training Monbukagakusho 2014 yang saya ikuti. Beberapa bulan berikutnya saya harus ikut seleksi tahap wawancara di Kedutaan Jepang di Jakarta, dan beberapa bulan selanjutnya saya mendapat kepastian bahwa saya akan pergi ke Jepang di akhir September 2014.  

Saat ini sekitar tiga bulan sudah saya berada di negerinya Doraemon. Atas dorongan para Senpai Teacher Training 2013 dan juga pertanyaan dari beberapa teman yang tertarik untuk ikut program ini, akhirnya memberanikan diri untuk ikut menulis di blog Teacher Training. Tulisan awal ini saya hanya berbagi cerita pribadi tentang birokrasi yang saya jalani untuk dapat mengikuti program ini. Walaupun tulisannya amburadul, semoga pengalaman ini ada gunanya, terutama bagi teman – teman PNS yang mungkin ragu – ragu mengikuti Program ini karena takut ribet dengan birokrasi. Sekali lagi ini pengalaman pribadi, dan sangat mungkin pengalaman teman – teman Teacher Training 2014 Yang lain, terutama yang PNS, cukup berbeda. Perlu diketahui bahwa tiap daerah memiliki “keunikan” masing – masing dalam hal ini. Sebagai contoh, saya cukup beruntung karena proses birokrasi yang saya jalani tidak “terlalu” berbelit – belit. Namun, ada teman PNS di lain daerah yang harus berjuang sangat keras agar akhirnya bisa berangkat. Jadi cerita saya mungkin bisa berbeda dengan yang lain, namun semoga bisa memberikan gambaran tentang prosesnya. Untuk memulai, kiranya baik jika saya cerita sedikit tentang latar belakang saya. Sudah sekitar lima tahun ini saya menjadi PNS guru mengajar Bahasa Inggris di sebuah SMA di kota kecamatan yang lumayan terpencil di wilayah Kabupaten Semarang Provinsi Jawa Tengah.

Berawal dari sebuah pesan BBM dari seorang teman guru tentang program Teacher Training 2014, ada dorongan yang kuat sekali untuk ikut mendaftar. Walaupun sebenarnya program ini sudah saya ketahui sejak lama, namun entah mengapa tahun 2014 keinginan itu begitu berkobar-kobar (lebay nih…). Selanjutnya, agar lebih fokus, proses yang saya jalani akan saya rangkum sebagai berikut :

  1. Koordinasi dengan Kepala Sekolah.

Bagi yang PNS, bisa dikatakan bahwa Kepala Sekolah memegang kunci yang sangat menentukan apakah kita bisa ikut serta atau tidak dalam program ini. Jika sejak awal Kepala Sekolah tidak mengijinkan, maka proses selanjutnya akan sangat sulit, jika tidak bisa dikatakan mustahil, karena di awal proses pendaftaran, kita harus memberikan surat persetujuan dan rekomendasi dari Kepala Sekolah. Dari segi birokrasi, jika Kepala Sekolah tidak menyetujui, hampir pasti Pihak Dinas Pendidikan juga tidak akan berani mengeluarkan surat pengantar ke BKD untuk keperluan pembuatan SK Tugas Belajar. Kepala Sekolah juga sangat berperan ketika nanti kita diterima, dalam hubungannya dengan guru pengganti dan penggajiannya selama kita pergi. Untuk itu, perlu dibina komunikasi yang baik dengan Kepala Sekolah. Beruntung, saya memiliki Kepala Sekolah yang sangat terbuka dan secara penuh mendukung perkembangan anak buahnya. Jika beliau membaca tulisan ini, sekali lagi saya mengucapkan terima kasih yang sebesar – besarnya.

  1. Koordinasi dengan BKD

Sejujurnya, saya sendiri tidak menjalankan hal ini karena ketidaktahuan. Karena itulah, semoga temen – teman PNS yang lain tidak mengulangi kesalahan saya. Walaupun kita belum pasti diterima, namun seharusnya di awal saya harus memberitahu pihak BKD bahwa akan mengikuti seleksi program ini. Belakangan baru saya tahu bahwa ini dibutuhkan untuk keperluan pembuatan SK Tugas Belajar. Jika terpaksa memang tidak memberitahu pihak BKD ketika akan ikut seleksi, kita berharap saja bahwa pihak BKD akan dengan besar hati memberikan ijin. Dalam kasus saya, sepertinya saya yang pertama dari Kabupaten Semarang yang mengikuti program ini, jadi pihak BKD masih maklum jika saya belum mengetahui prosedur yang harus ditempuh. Saya menyarankan untuk meminimalkan resiko, pihak BKD harus diberitahu diawal bahkan sebelum kita ikut seleksi agar proses selanjutnya bisa berjalan lebih mulus. Setelah mendapat surat ijin BKD untuk mengikuti seleksi, langkah selanjutnya tentu mengikuti tahapan – tahapan seleksi yang memakan waktu cukup lama. Tentang proses seleksi, semoga bisa dituangkan dalam tulisan lain. Saya akan melanjutkan dengan proses setelah pengumuman final diterima.

  1. Meminta surat pengantar dari Dinas Pendidikan ke BKD

Jangka waktu antara pengumuman final dan tanggal keberangkatan biasanya tidak lebih dari dua bulan bahkan kurang. Dalam kasus saya, pengumuman final di awal Agustus dan keberangkatan di akhir September. Untuk itu sangat disarankan ketika masih dalam tahap menunggu pengumuman final, kita sudah mengumpulkan berbagai dokumen yang diperlukan untuk pengurusan SK Tugas belajar. Segera setelah pengumuman final dan surat resmi dari Kedutaan kita terima, baru kita bisa ke Dinas Pendidikan di Kabupaten / Kota untuk membuatkan semacam surat pengantar ke BKD. Dalam kasus saya, disinilah proses itu memakan cukup banyak energi karena saya harus beberapa kali merevisi dokumen yang saya miliki. Bukan semata karena kesalahan saya, namun juga karena ketidak pahaman Dinas tentang birokrasi itu sendiri. Komunikasi yang baik dengan pihak Dinas Pendidikan akan sangat membantu dalam proses ini.

  1. Proses di BKD

Setelah mendapat surat pengantar dari dinas, ada dua kemungkinan yang terjadi. Dinas langsung yang membawa ke BKD, atau Dinas menyerahkan kepada kita untuk diantar sendiri ke BKD. Untuk kemungkinan yang pertama, berbahagialah karena proses selanjutnya bisa dikatakan cukup mulus seperti pengalaman beberapa teman. Saya sendiri mengalami yang kedua. Saya diminta membawa sendiri pengantar itu ke BKD. Di BKD saya diminta untuk ke bagian Diklat. Disanalah semuanya akan diproses. Dan diawal, mereka akan meminta apakah ada surat ijin mengikuti seleksi seperti yang saya tuliskan di point 2 terdahulu. Selain itu, dalam kasus saya, juga akan diminta Surat Keterangan dari Kepala Sekolah bahwa sudah ada guru pengganti. Dari bagian Diklat, draft SK akan diberikan ke bagian hukum BKD. Setelah bagian hukum tidak menemukan masalah, maka dalam kasus saya, barulah saya bisa bernafas lega. Walaupun proses selanjutnya masih lama sampai penandatanganan SK oleh Bupati, namun pihak BKD sudah memastikan bahwa semuanya lancar dan saya bisa berangkat dahulu bahkan sebelum SK tersebut turun.

  1. Penerbitan SK Tugas Belajar

Sampai saat ini, saya sendiri belum melihat SK Tugas Belajar yang ditanda tangani Bupati tersebut karena saya sudah berangkat ketika SK itu turun sekitar awal bulan Desember dan langsung di kirim ke rumah, sekolah, dan Dinas Pendidikan sebagai tembusan. Namun di awal saya sudah diperlihatkan draft surat tersebut yang beberapa intinya adalah :

  • Ditugaskan untuk mengikuti program Teacher Training dan segera melapor jika sudah selesai.
  • Masih menerima gaji bulanan namun ada penghentian tunjangan fungsional sementara karena saya tidak melaksanakan tugas mengajar.

Untuk selanjutnya saya meminta bantuan dari keluarga dan Kepala TU di sekolah untuk mengurus penghentian sementara tunjangan fungsional sampai saya menyelesaikan program Teacher Training ini.

Demikian proses birokrasi yang saya hadapi. Cukup melelahkan, namun semua itu terbayar. Semoga tulisan amburadul ini ada manfaatnya bagi yang mau repot repot membaca terutama bagi teman – teman PNS yang berencana mengikuti Program ini. Semoga tulisan ini segera disusul oleh cerita teman – teman Teacher Training 2014 lain. Salam dari negerinya Doraemon.

7 comments on “Birokrasi….oh…birokrasi : Curhat seorang PNS

  1. KUKUH SUGANDI
    December 7, 2016

    Assalamualaikum,
    pak Anjas mohon informasinya
    1. Selama di Jepang, siapa yang menggantikan tugas Bapak di sekolah?
    2. Setelah pulang, apakah ada masalah terkait jam mengajar Bapak?
    Terima kasih sebelumnya

    • anjaskaruniawan17
      December 7, 2016

      Terima kasih pak Kukuh untuk pertanyaannya.
      1. Di sekolah sudah ada guru GTT pak, tugas saya sementara dilimpahkan ke guru tersebut.
      2. Tidak ada pak, jam mengajar tidak ada masalah.

  2. manis gendro
    April 11, 2015

    Brarti kl diurut prosedurnya sbb :
    1. minta ijin kepsek
    2. minta ijin bkd unt ikut seleksi
    3. seleksi
    4. menunggu pengumuman
    5. lolos, lngsng ke dinas pendidikan.unt mint srt.pengantar ke bkd.
    6. minta ijin bkd unt mngeluarkan surat tugas belajar
    7. persiapan lainnya

    apakah seperti ini alur pendaftaran unt pns?
    Trima kasih

  3. sin
    March 29, 2015

    jadi pengen juga ngikut TT… mudah2an bisa terealisasi nantinya…

  4. Kang Ash
    January 5, 2015

    Terus semangat nulis ya kang

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

TT 2013 Returning HomeMarch 25th, 2015
Jalan-jalan, makan-makan, foto-foto... Eh, Lulus!!!
TT 2014 Returning HomeMarch 30th, 2016
We will always cherish the lesson you have thought us

Kategori Artikel

Arsip

%d bloggers like this: